Моя страна —
моя ответственность.


Выбрать регион
и принести подарки

Пожертвовать
денежную сумму

Инструкция для куратора сбора новогодних подарков

Мы на своем опыте знаем, насколько это непросто - и поэтому подготовили для вас пошаговую инструкцию-конструктор акции/проекта сбора подарков в Вашем регионе.

  1. Без чего не стартует сбор подарков в регионе?
  2. Алгоритм успеха
  3. Контакт с социальными учреждениями
  4. Информационное сопровождение
  5. Организация точек сбора
  6. Требования к точкам сбора
  7. Кто вам нужен на точке сбора
  8. Требования к волонтеру на точке сбора
  9. Первичная проверка и сортировка подарков
  10. Организация склада
  11. Поиск помещения и требования к нему
  12. Что и кто вам нужен на складе
  13. Как организовать логистику доставки подарков
  14. Как сортировать подарки и отправлять их в дома?
  15. Как вручать подарки?

Во-первых, поздравляем, Вы — Куратор и Дед Мороз целого региона. Это большая честь. Во-вторых, Новый год уже совсем близко, и бабушки и дедушки в домах престарелых и других социальных учреждениях уже очень ждут подарков и новогоднего чуда. И это — большая ответственность. Вы — тот человек, который взялся за доставку Праздника для них.

Мы на своем опыте знаем, насколько это непросто — и поэтому подготовили для вас пошаговую инструкцию-конструктор акции/проекта сбора подарков в Вашем регионе.

Стартуем?

Без чего не стартует сбор подарков в регионе?

Обязательно продумайте план действий по следующим 12 пунктам. Это конструктор, которым пользуются благотворительные организации, он проверен годами опыта. По этой схеме вы не только гарантированно соберете подарки, но в целости и сохранности довезете их и подарите бабушкам и дедушкам лично, никого не забыв и не испортив с любовью собранные и упакованные подарки.

Просто строго следуйте инструкциям и не пропускайте ни одного этапа. Это непросто, долго и волнительно. Вам наверняка понадобится команда единомышленников. Но когда вы преодолеете все трудности и увидите результат своих усилий — обещаем вам, это станет самым грандиозным приключением и Вашей личной победой уходящего 2017 года!

Алгоритм успеха

Договоритесь с социальными учреждениямиОрганизуйте складОрганизуйте логистику перевозки подарковОрганизуйте точки сбораРасскажите людям о сборе подарковСоберите подаркиОтправьте их в учреждение → Позвоните в учреждение и подтвердите получение подарков → Отчитайтесь перед главным офисом.

Контакт с социальными учреждениями

Первое, что нужно сделать — это наладить связь с Вашими подшефными социальными учреждениями. Здесь www.247000.ru/region Вы найдете список, который мы составили для Вашего региона. Используйте его как отправную точку:

  1. Найдите эти учреждения в сети, свяжитесь с их администрацией и уточните актуальный адрес (также учтите, они могут не знать о том, что в их регионе проходит акция по сбору подарков);
    1. Представьтесь и расскажите об акции, сославшись на сайт 247000.ru и страницу региона с Вашими координатами;
  2. Если администрация дает принципиальное согласие на сбор и вручение подарков, узнайте, сколько человек проживает в учреждении, причем отдельно спросите, сколько мужчин и женщин — это влияет на комплектацию подарка;
  3. Отдельно спросите, курирует ли учреждение какой-либо фонд или волонтерская группа, и если это так, скоординируйте ваши действия. Такие группы могут здорово помочь Вам с доставкой подарков и организацией новогоднего мероприятия;
  4. Всю информацию сразу заносите в таблицу, так Вам и Вашей команде будет удобнее синхронизировать свои действия.

Информационное сопровождение

Куратор сбора подарков предоставляет в главный офис следующие сведения для размещения на сайте акции:

  1. Свой номер телефона
  2. Свой адрес электронной почты
  3. Адреса точек сбора с описанием, как до них добраться
  4. Время работы точек сбора
  5. Адреса групп в социальных сетях (если есть)

Куратор оперативно реагирует на поступающие вопросы по телефону и на электронную почту. В первое время вопросов будет довольно много. Необходимо отвечать спокойно, приветливо, и обязательно благодарить за интерес к акции. По вопросам, которые освещены на сайте акции, лучше вежливо перенаправлять на эту страницу: www.247000.ru/vopros-otvet

Организация точек сбора

Точки сбора — это места, куда добрые люди будут приносить подарки. Это могут быть любые помещения или стойки в торговых центрах или на улице. Если точка сбора не позволяет хранить собранные подарки, они должны регулярно вывозиться на склад, с которым есть предварительная договоренность (см. ниже). На каждой точке должны дежурить волонтеры, чтобы принимать подарки, благодарить и проводить первичную сортировку подарков.

Требования к точкам сбора

  1. Указатель, плакат, или иной носитель с хорошо читающейся надписью «Сбор подарков» или «Принимаем подарки для бабушек и дедушек» и «Акция 247 000»;
  2. Точка сбора должна быть по возможности расположена в месте, которое можно просто найти по карте и описанию;
  3. Точка сбора по возможности должна находиться в непосредственной близости от точек притяжения в городе (ТЦ, центральные площади);
  4. Волонтеры, дежурящие на точке, должны иметь возможность доступа к розеткам, санузлам, проверьте наличие хорошей сотовой связи;
  5. Точка сбора подарков должна быть открыта в удобное для людей время, желательно захватить утренние (9:00) и вечерние (19:00) часы в будни и середину дня в выходные;
  6. На точке сбора всегда должен присутствовать хотя бы один волонтер.

Кто вам нужен на точке сбора

На каждой из точек сбора требуется как минимум один волонтер. Рекомендуется дежурить посменно с периодами по 4 часа. На точке с предположительно большой проходимостью дежурят не менее двух волонтеров: один принимает подарки и благодарит, второй занимается переносом и первичной сортировкой.

Требования к волонтеру на точке сбора:

  1. Исключительная доброжелательность и улыбчивость;
  2. Стрессоустойчивость;
  3. «Клиентоориентированность» и дружелюбность — готовность помочь, подсказать, обязательно — поблагодарить;
  4. Физическая выносливость (если придется долго стоять и носить подарки);
  5. Исполнительность и обязательность.

Помните, что волонтер является лицом акции, первым человеком, с которым встречается даритель. От того, как он будет общаться с людьми, зависит имидж акции и уровень доверия к ней.

Первичная проверка и сортировка подарков

Каждый подарок, поступивший на точку сбора, необходимо проверить: насколько его содержимое соответствует списку рекомендуемых предметов и не содержит ли он запрещенных вещей: быстропортящихся продуктов, алкоголя, хрупких и бьющихся вещей, а также предметов, явно не подходящих для подарка пожилому человеку. Если подарок содержит эти вещи, то их нужно аккуратно выложить (но не на глазах дарителя). По возможности, необходимо дополнить неукомплектованный подарок предметами, которые люди могут приносить отдельно (стопки календарей или носков).

Также необходимо разделить подарки по содержанию на мужские и женские.

Список рекомендуемых предметов для комплектации подарка:

1.

  • Красочный настенный календарь не больше А3.
  • Красочную подписанную открытку с поздравлением с Новым годом.

2.

  • Свежие мягкие сладости без орехов: зефир, пастилу, мармелад, мягкие конфеты.

3.

  • Небольшое полотенце;
  • носочки взрослых размеров (шерсть, х/б);
  • платочек на голову для бабушки или шапку для дедушки
  • ночную рубашку для бабушек или футболку для дедушек;
  • тапочки с задником от 38 размера;
  • небольшую мягкую игрушку.

Пример хорошего подарка: красочный настенный календарь А3, красочная подписанная вручную открытка с новогодним поздравлением, коробка зефира, небольшое полотенце, носки, мягкая игрушка.

Проверенные и непроверенные подарки должны быть отделены друг от друга. Проверенные подарки разделяют на мужские и женские. Они отправляются на склад в мешках или коробках, содержащих соответствующие пометки. Помечать сами пакеты с подарками не следует.

Организация склада

Поиск помещения и требования к нему

Для того, чтобы вас не завалило подарками, которые негде хранить, необходимо в первую очередь продумать, где вы будете складировать все подарки. Если ожидается около 500 подарков, то для хранения может подойти и комната в квартире. Вы также можете связаться с социальным учреждениями, для которых собираете подарки, и поинтересоваться, нет ли у них подходящих помещений для хранения. Они могут пойти вам навстречу.

Если же других вариантов не остается, вы можете подыскать небольшое складское помещение на Avito.

Помещение, предназначенное для склада, должно быть в первую очередь теплым и сухим. Если предполагается проверка и сортировка на складе, должны быть созданы условия для комфортной работы людей (доступ, розетки, санузел).

Что и кто вам нужен на складе

На складе работают минимум два человека:

  1. Главный по складу. Он будет всегда на связи, координировать привоз, разгрузку-погрузку и отправку. Этим человеком можете быть вы.
  2. Рабочий. Это человек будет носить, сортировать и проверять подарки. Водители и волонтеры, привозящие подарки, для этого не подойдут.

Как организовать логистику доставки подарков

Для доставки подарков из точки сбора на склад и со склада в учреждение, вам потребуется транспорт. Это может быть волонтер на вместительной машине, или вы можете заказать «Газель», воспользовавшись поиском в интернете по транспортным услугам в вашем регионе.

Вам потребуется:

  1. Организовать доставку из точки сбора на склад. Обычно это требуется раз в день. Подойдет легковой автомобиль волонтера или ваш личный.
  2. Организовать доставку подарков со склада в учреждение. Это потребуется всего один раз. Подойдет вместительный автомобиль волонтера или «Газель».

Составьте график вывозов из точки сбора и согласуйте с учреждением примерную дату доставки подарков. Найдите волонтеров или транспортную компанию, возьмите их телефоны и согласуйте график вывоза. Учтите, что лучше вывезти подарки лишний раз, чем не забрать часть или забить машину «до потолка», чем поставить волонтера в неловкую ситуацию.

Заранее согласуйте с волонтером, будет ли компенсироваться стоимость топлива.

Как сортировать подарки и отправлять их в дома?

  1. Обратите внимание: сортировка подарков может проводиться либо на пункте сбора, либо на складе. Это достаточно сделать один раз, но аккуратно и внимательно;
  2. Проверьте подарочный пакет на отсутствие нежелательных подарков: быстропортящихся продуктов, алкоголя, хрупких и бьющихся вещей, а также предметов, явно не подходящих для подарка пожилым;
  3. Если подарок содержит эти вещи, уберите их и по возможности дополните неукомплектованный подарок предметами, которые люди принесут отдельно (стопки календарей или носков);
  4. Поместите проверенные подарки отдельно;
  5. Проверенные подарки разделите по содержанию на мужские и женские;
  6. Ведите счет готовых к отправке подарков с разделением на мужские и женские;
  7. Как только вы понимаете, что необходимое количество подарков для учреждения собрано (на забудьте о том, сколько в доме бабушек и дедушек и хватает ли мужских и женских подарков), или обязательно будет собрано в ближайшее время, договоритесь о доставке в учреждение. Созвонитесь с и узнайте, в какое время им удобно принять подарки. После этого организуйте вывоз подарков и их доставку;
  8. Упакуйте подарки в коробки (эстетичнее и безопаснее для подарков, но требует больше места) или большие мешки (удобнее для погрузки в легковой автомобиль). На коробках или мешках напишите, что это — подарки в такой-то дом, и количество подарков для мужчин и женщин;.
  9. В день доставки аккуратно погрузите подарки в машину;
  10. В конце дня созвонитесь с представителем учреждения и уточните, получили ли они подарки. Факт доставки подарков является фактом «закрытия» дома.

Как вручать подарки?

Новогоднее чудо — не только проделать всю титаническую работу по организации сбора и доставки подарков. Чудо — это вручить долгожданный подарок бабушке или дедушке и порадоваться празднику вместе с ними. Ведь именно личное участие, внимание, человеческое тепло — то, чего им больше всего недостает, и то, ради чего мы все затевали.

И поэтому мы всегда говорим, что лучше всего и очень важно организовать личную поездку к бабушкам и дедушкам под Новый год или в первые праздничные дни. Сам факт вашего приезда — уже праздник для всех вас! А подарки, угощения, поздравления и фотографии на память — не только отчет об удачной акции и вашей личной победе, но и воспоминание, которое будет согревать бабушек и дедушек еще долгое время после вашего отъезда!

На странице региона предусмотрена возможность размещения фотографий и видеороликов о поздравлении и вручении подарков — давайте будем радоваться нашим победам вместе!

 
Мобильная версия сайта
Кабинет куратора

Политика конфиденциальности и обработки персональных данных

Условия использования сайта

Выбрать регион и принести подарки: